サロンの予約受付は問題点が多い！？スムーズに予約を管理するには？

サロンの予約受付では、予約がかぶっていた、予約ができていなかったなどの問題が起こることがあります。予約管理を人が行っているとミスが生じてしまいやすいのです。予約管理ができていないとサロンの信頼も失われてしまいます。そこで予約受付をスムーズにするためできることをまとめておきます。

サロンの予約受付業務とは

サロンの受付では、来店時のお客さんのお出迎えにご案内、予約管理や問い合わせの対応など様々な業務を行っています。受付で会計業務が行われる場合は、会計業務も受付の担当となります。ほかにも、スタッフのシフト管理や物販商品の在庫管理などが行われるサロンもあるでしょう。このように、さまざまな仕事をこなすのはとても大変です。

とくにサロンの予約受付に関しては、専門に担当者を配置したほうが良いと言われています。なぜなら、予約管理にはとても時間がかかるからです。予約されるお客さんのお名前を確認し、予約を希望される日時を聞いたら、空いているかどうか確認します。空いていればそのまま予約を取りますが、空いていない場合は、別日で予約できる日をご提案、もしくは希望される日時を伺います。

そして予約確定となったら、連絡先の電話番号も確認します。このようにサロンの予約を受けている間、受付でお客さんが待たなければならないということがあると、待っているお客さんは不満を感じてしまうでしょう。待たされるなら他のサロンの方が良いと思われてしまうかもしれません。サロンの予約受付業務は、受付業務とは別にしたほうが良いのです。

しかし、人手不足のサロンの場合、エステティシャンがこれらを行っていたり、サロンオーナーが行うこともあります。そうしてしまうと、ますます待ち時間が発生してしまうので効率が悪くなってしまいます。そのため、自然とサロンの売上にも影響してしまうでしょう。予約管理を徹底するには、人材を増やさなければいけなくなります。

あまり気づいていない予約受付の問題点

サロンの予約受付にどのような問題点があるのか、把握できていないオーナーも多いです。ここでは、サロンの予約受付で起こる問題点についてまとめておきます。

電話受付やSNS受付の管理は大変

電話やSNSなどで予約を受付している場合、様々な方面から一度に予約が入ってしまうことになります。空いている予約日時に、同時に予約が入ってしまう可能性もあるのです。特にスタッフが入った予約を確認して紙やパソコンで予約管理をしている場合、記載ミスや入力ミスなどが起こることもあります。予約したはずなのに予約できていない、予約完了のメールが届かない、予約が他の人とかぶっていたなどが起こる可能性があるのです。

指名がある場合より管理が大変に

担当者を指名できるようにしている場合、指名がある顧客と指名なしの顧客の予約をどのように割り振りしていくのかということも考えなければいけません。指名が入っている担当者は、指名してくれたお客さんの担当となりますが、それ以外のスタッフをどのお客さんにあてるのかということも、細かく管理しなければならないのです。これはスタッフのスケジュールとの照らし合わせが必要です。指名してくれていても、そのスタッフが不在の場合は、予約をできないことをお客さんに知らせなければいけません。

待ち時間が長くなる可能性も

紙ベースやパソコン上で予約管理をしている場合、お客さんが希望しているメニューにどれくらいの時間がかかるのか、ということも考慮して時間決めしていかなければいけません。しかし、これがきちんと把握できていないと、滞在時間を長引かせる、待ち時間が増えてしまう、というようなことが起こりやすくなるのです。予約管理は、メニューの把握ができていない新人が行うとよりミスが生じやすくなります。

サロンの予約受付をスムーズにするには

サロンの予約受付をスムーズに行うためには、人材を増やすしかないのでしょうか。人材を増やすとなると費用がかかってしまいます。できるだけ費用を抑えて予約管理はしっかりと行いたいという場合、予約管理システムの導入がおすすめです。

サロンの予約管理システムを導入すれば、受付スタッフは受付業務に専念できます。そして予約管理システムで予約が自動管理されるので、予約の確認もしやすくなるでしょう。予約管理システムは、顧客管理システム機能も搭載されているものにすれば、さらに便利に利用できます。さまざまな機能があるので、自分のサロンに合う顧客管理システムを選びましょう。

まとめ

サロンの予約受付には、さまざまな問題があることが分かりました。この問題を解決するためには、サロン予約管理システムの利用が便利です。サロン予約管理システムには様々な種類があるので、まずはどのような機能が必要か洗い出し、いくつかのサービスを比較してみてください。お試しで導入できるサービスがある場合は、お試しを利用してみるのもおすすめです。導入してどのようなメリットがあるのか確かめてみましょう。